Как правильно организовать рабочее пространство в офисе

Рабочее пространство в офисе влияет не только на внешний вид помещения. От его организации зависит, насколько удобно сотрудникам работать с документами, компьютером, коллегами и клиентами. Если столы стоят слишком плотно, проходы постоянно заняты, принтер находится в самом дальнем углу, а важные документы приходится искать по всему офису, даже дорогая мебель не сделает помещение комфортным.

При этом правильно организованное рабочее пространство не обязательно означает большой офис с отдельными кабинетами. Даже на ограниченной площади можно создать удобную среду, если заранее продумать расположение рабочих мест, хранение, освещение, технику, зоны общения и маршруты движения.

В этой статье разберем, как организовать рабочее пространство в офисе с нуля или изменить уже существующую планировку так, чтобы сотрудникам было удобно работать каждый день.

Что такое правильно организованное рабочее пространство

Хорошее рабочее пространство начинается не с конкретной модели стола или кресла. Сначала нужно понять, какие задачи выполняют сотрудники и что им требуется для работы.

Одному человеку большую часть дня приходится работать за компьютером. Другому нужно постоянно разговаривать с клиентами по телефону. Третьему необходимо много документов и свободное место для их размещения. Если поставить всем одинаковые столы в одну линию, формально рабочие места будут созданы, но удобным такое пространство назвать сложно.

Поэтому при планировке нужно учитывать сразу несколько факторов: количество сотрудников, характер работы, необходимость общения, уровень шума, доступ к технике, хранение документов и личных вещей, освещение и свободное перемещение по офису.

Именно такой подход позволяет превратить обычную комнату с мебелью в полноценную рабочую среду.

Начните с анализа помещения

Перед перестановкой мебели измерьте помещение и нанесите на план окна, двери, колонны, выступы, радиаторы, розетки и другие элементы, которые невозможно перенести.

Отдельно отметьте основные маршруты. Как сотрудник попадает от входа к своему столу? Где находится принтер? Как пройти к шкафам? Куда направляется посетитель после входа? Где проходят переговоры?

Такая простая схема часто показывает проблемы, которые не заметны при обычном взгляде на помещение. Например, два шкафа могут прекрасно помещаться на плане, но после установки полностью перекрывать удобный проход.

Если офис создается с нуля, полезно сначала сделать несколько вариантов планировки, а уже потом выбирать мебель. О подходе к полному обустройству помещения подробнее рассказываем в материале как обустроить офис с нуля.

Разделите офис на функциональные зоны

Даже небольшой офис желательно разделить на зоны. Это не обязательно означает строительство перегородок. Иногда достаточно правильно расставить мебель.

Рабочая зона

Это основная часть офиса, где сотрудники проводят большую часть дня. Здесь должны находиться рабочие столы, кресла, компьютеры и необходимые аксессуары.

Рабочие места сотрудников одного отдела удобно объединять в группы. Это сокращает лишние перемещения и облегчает взаимодействие. При этом между группами желательно оставлять достаточно свободного пространства, чтобы один сотрудник не мешал другому.

Зона общения и переговоров

Если сотрудники постоянно обсуждают рабочие вопросы непосредственно за своими столами, уровень шума быстро возрастает. Поэтому даже небольшому офису полезно иметь место для коротких обсуждений.

Это может быть отдельная переговорная, компактный стол с несколькими креслами или небольшая мягкая зона. Главное, чтобы разговоры не происходили непосредственно возле сотрудников, которым в этот момент требуется концентрация.

Зона ожидания

Если в офис приходят клиенты, партнёры или соискатели, им нужно понятное место для ожидания. Не стоит оставлять посетителю единственный свободный стул возле рабочего стола сотрудника.

Небольшой диван или несколько кресел позволяют организовать отдельную зону, которая не мешает рабочему процессу. В каталоге офисных диванов можно подобрать мебель для приемных, зон ожидания и отдыха.

Зона хранения

Документы, папки, канцелярия, архивы и личные вещи сотрудников не должны постоянно находиться на рабочих столах.

Часть хранения можно организовать рядом с рабочими местами, а архивные документы убрать в отдельную зону. Такой подход помогает поддерживать порядок и одновременно освобождает рабочую поверхность.

Как правильно расположить рабочие столы

Рабочий стол является центральным элементом рабочего места, поэтому именно с него обычно начинается расстановка.

Не стоит автоматически ставить все столы вдоль стен. Такая схема действительно помогает освободить центр помещения, но подходит не каждому офису.

Для отдела, где сотрудники постоянно взаимодействуют, удобнее может оказаться групповая расстановка. Для подразделения, которому нужна концентрация, лучше предусмотреть больше визуального и акустического разделения.

При выборе положения стола также нужно учитывать расположение окон. Монитор не должен постоянно находиться под прямыми солнечными бликами. Важно и направление света, чтобы сотруднику не приходилось весь день работать с резким контрастом между экраном и окружающим пространством.

Если столы располагаются группами, оставляйте достаточно места для кресел и проходов. На схеме учитывается размер столешницы, а в реальности пространство занимает еще и человек вместе с креслом.

Не ставьте рабочие места слишком плотно

Желание разместить в офисе максимальное количество сотрудников вполне понятно. Но чрезмерная плотность быстро отражается на комфорте.

Сотруднику нужно не только место для стола. Он должен иметь возможность отодвинуть кресло, встать, выйти из-за рабочего места, достать документы и пройти к шкафу или принтеру.

Особенно внимательно нужно планировать места, расположенные спиной друг к другу. Если кресла находятся слишком близко, сотрудники будут постоянно сталкиваться при движении.

Плотная посадка также увеличивает визуальный и акустический шум. Поэтому лучше немного уменьшить количество рабочих мест, чем заставить весь офис мебелью и лишить сотрудников нормального пространства для движения.

Как организовать рабочее место сотрудника

После общей планировки нужно посмотреть на каждое рабочее место отдельно.

На столе должны находиться только те вещи, которыми сотрудник действительно пользуется регулярно. Монитор, клавиатура, мышь, документы и часто используемые предметы должны располагаться так, чтобы до них было удобно дотягиваться без постоянных наклонов и разворотов.

Все остальное лучше убрать в тумбу, шкаф или другое место хранения.

Особенно это актуально для сотрудников, которые работают с большим количеством документов. Если вся необходимая информация постоянно лежит на столе, рабочая поверхность быстро превращается в склад бумаги.

Как подобрать стол под рабочие задачи

Стол должен соответствовать не только размерам помещения, но и характеру работы.

Для обычной компьютерной работы требуется место для монитора, клавиатуры и других устройств. Если сотрудник работает с двумя мониторами, большим количеством документов или специальным оборудованием, стандартной небольшой столешницы может оказаться недостаточно.

Для руководителя может потребоваться более крупная рабочая поверхность. Для переговорной, наоборот, важнее удобное размещение нескольких человек вокруг стола.

Поэтому покупать одинаковую мебель для всех зон только ради визуального единства не всегда разумно. Лучше сохранить общий стиль, но подобрать размеры под конкретные задачи.

Кресло тоже является частью рабочего пространства

Даже правильно установленный стол не спасет рабочее место, если кресло неудобное.

Хорошее офисное кресло должно позволять человеку сохранять устойчивое положение и менять позу в течение рабочего дня. Возможность регулировки особенно важна, когда за одинаковыми столами работают люди разного роста.

Не стоит выбирать кресла только по внешнему виду. На фотографии практически невозможно оценить, насколько удобно человек будет проводить в нем несколько часов подряд.

Перед закупкой большой партии мебели желательно протестировать несколько вариантов. Это проще сделать до покупки, чем потом менять десятки кресел.

Как расположить монитор

Монитор должен находиться перед сотрудником, а не постоянно сбоку. Если человеку приходится много часов смотреть в одну сторону, рабочая поза становится неудобной.

Высоту экрана также стоит проверить индивидуально. Верхняя часть монитора обычно располагается примерно на уровне глаз или немного ниже, но точное положение зависит от человека и его посадки.

Если сотрудники используют ноутбуки в качестве основного рабочего устройства, отдельно стоит подумать о внешней клавиатуре, мыши и подставке или кронштейне для экрана. Это позволяет не проводить весь день, наклонив голову к низко расположенному дисплею.

Освещение рабочего пространства

Рабочее место нельзя рассматривать отдельно от освещения.

Естественный свет желательно использовать максимально эффективно, но при этом нужно контролировать блики на мониторах. Если солнце большую часть дня попадает прямо на экраны, помогут жалюзи, шторы или изменение положения рабочих столов.

Искусственное освещение должно равномерно освещать рабочую зону. При этом не стоит направлять яркий источник света прямо в глаза сотруднику или непосредственно на монитор.

При планировке нового офиса расположение светильников желательно согласовать с будущими рабочими местами. Иначе часть стола может оказаться хорошо освещенной, а другая будет постоянно находиться в тени.

Организуйте хранение документов рядом с рабочими местами

Если сотруднику приходится несколько раз за день идти через весь офис за одной папкой, планировка работает не слишком эффективно.

Часто используемые документы и принадлежности лучше размещать рядом с рабочим местом. Архивные материалы, к которым обращаются редко, можно хранить отдельно.

Такое разделение помогает освободить столы и одновременно уменьшить количество лишних перемещений по офису.

Для документов и других предметов можно использовать шкафы и системы хранения. В офисах, где важна практичность и требуется большое количество закрытых мест для хранения, может пригодиться металлическая мебель.

Что делать с принтером и другой техникой

Принтер, сканер и другая общая техника не должны занимать случайное свободное место.

Если принтером пользуется весь отдел, логично расположить его в доступной точке, но не непосредственно возле рабочего места человека, которому нужна тишина.

Шумная техника способна постоянно отвлекать сотрудников. Поэтому крупный МФУ, шредер и другое оборудование лучше вынести в отдельную небольшую зону, если позволяет площадь.

Также заранее продумайте, куда будут складываться бумага, картриджи и другие расходные материалы. Иначе рядом с принтером быстро образуется беспорядок.

Как организовать кабели

Кабели являются одной из самых незаметных проблем при планировке офиса. Пока помещение пустое, о них легко забыть. После установки компьютеров и другой техники выясняется, что провода пересекают проходы и лежат под ногами.

При возможности кабели лучше прокладывать организованно: использовать кабель-каналы, специальные короба, выводы в столах или другие подходящие решения.

Расположение розеток желательно продумать еще до установки мебели. Если рабочий стол закрывает единственную удобную розетку, придется использовать удлинители, а это усложняет и внешний вид, и обслуживание рабочего места.

Как организовать рабочие места в open space

Открытая планировка позволяет разместить больше сотрудников без большого количества отдельных кабинетов. Но сам по себе open space не является готовым решением. Его необходимо правильно зонировать.

Рабочие места можно объединять в небольшие группы по отделам или проектам. Между группами стоит оставить свободные маршруты, а места для переговоров и телефонных разговоров лучше вынести из основной рабочей зоны.

В некоторых случаях помогают невысокие перегородки или акустические элементы. Они не изолируют сотрудника полностью, но создают визуальную границу и помогают разделить пространство.

Также желательно иметь хотя бы одно место, куда сотрудник может уйти для короткого разговора или задачи, требующей повышенной концентрации.

Как уменьшить количество отвлекающих факторов

Не каждый сотрудник может одинаково хорошо работать в шумном пространстве.

Если возле рабочего места постоянно проходят люди, звонит телефон и ведутся разговоры, концентрация неизбежно снижается. Поэтому рабочие места сотрудников, которым требуется спокойная обстановка, лучше располагать подальше от входа, ресепшена, принтера и зоны отдыха.

Телефонные переговоры и короткие обсуждения можно перенести в отдельную зону.

Даже небольшое изменение планировки иногда дает заметный результат. Например, перестановка принтера из центра рабочего ряда к стене может убрать постоянный поток людей через рабочие места.

Как организовать место для посетителей

Посетитель не должен чувствовать себя частью рабочего процесса сотрудников. Если человек пришел на встречу, ему должно быть понятно, где ждать и куда пройти.

Возле входа можно разместить небольшой диван или кресла. Если пространство позволяет, добавьте журнальный столик или небольшую поверхность для документов.

Для приемной и клиентской зоны подходят кресла для посетителей. Их можно использовать как отдельные места ожидания или дополнить ими небольшую переговорную группу.

Главное, чтобы посетительская зона не перекрывала проход и не создавала дополнительный шум возле рабочих мест.

Как использовать мягкую мебель в рабочем пространстве

Диван в офисе нужен не только для красоты. Он может выполнять сразу несколько функций: использоваться в зоне ожидания, отдыха сотрудников, коротких неформальных встреч или общения с клиентами.

Но мягкая мебель должна находиться там, где она действительно нужна. Если поставить большой диван посреди небольшого офиса только потому, что осталось свободное место, он быстро начнет мешать.

Лучше заранее определить назначение зоны. Если это место для посетителей, его располагают ближе ко входу. Если зона предназначена для сотрудников, ее разумнее отделить от основных рабочих мест.

Как организовать зону отдыха сотрудников

Зона отдыха должна отличаться от обычного рабочего места. Это не означает, что она должна быть большой.

В небольшом офисе достаточно дивана, нескольких кресел или небольшого столика. В крупной компании можно организовать отдельное пространство с кофейной зоной.

Важно расположить место отдыха так, чтобы разговоры не мешали тем, кто работает. Особенно это актуально для open space.

Хорошо работает визуальное разделение. Например, рабочая зона может быть выполнена в одном стиле, а место отдыха отделено мебелью, растениями или другой легкой границей.

Не забывайте о свободном пространстве

Одна из главных ошибок при организации офиса заключается в стремлении занять мебелью каждый свободный участок.

Пустое пространство тоже выполняет функцию. Оно обеспечивает движение, визуально делает помещение просторнее и позволяет изменить планировку в будущем.

Поэтому при расстановке мебели не стоит ориентироваться только на количество предметов, которые физически помещаются в комнате. Нужно смотреть на то, насколько свободно люди смогут перемещаться между ними.

Как организовать рабочее пространство в небольшом офисе

Маленькая площадь требует особенно тщательного планирования.

Начните с обязательных функций. Сколько сотрудников действительно должно находиться в помещении? Нужна ли отдельная переговорная? Как часто приходят клиенты? Сколько документов хранится в офисе?

После этого можно определить, какие зоны можно объединить.

Например, переговорный стол может использоваться и для внутренних совещаний, и для встреч с клиентами. Зона ожидания может одновременно выполнять функцию места для короткого общения сотрудников.

Рабочие места при этом лучше расположить так, чтобы центральная часть комнаты оставалась максимально свободной.

Как организовать рабочее пространство в большом офисе

В большом помещении главное не потерять структуру.

Рабочие места можно разделить на группы, соответствующие отделам. Между ними оставить основные проходы, а переговорные, зоны отдыха и хранения разместить так, чтобы ими было удобно пользоваться нескольким подразделениям.

Необязательно делать отдельный кабинет для каждого сотрудника. Гораздо важнее правильно распределить зоны по уровню шума и характеру работы.

Например, отдел продаж можно разместить ближе к переговорным, а сотрудников, которым требуется длительная концентрация, отнести в более спокойную часть офиса.

Как проверить рабочее пространство после расстановки мебели

После установки мебели не спешите считать работу законченной. Лучше несколько дней понаблюдать за тем, как сотрудники используют помещение.

Обратите внимание на простые вещи. Часто ли люди встают из-за столов? Не мешают ли друг другу кресла? Не образуется ли очередь возле принтера? Не приходится ли постоянно обходить один и тот же шкаф?

Если несколько сотрудников регулярно жалуются на одну и ту же проблему, скорее всего, дело не в их привычках, а в самой организации пространства.

Иногда достаточно передвинуть один предмет мебели на несколько десятков сантиметров, чтобы убрать постоянное неудобство.

Что чаще всего мешает нормальной работе в офисе

Проблемы рабочего пространства обычно возникают не из-за одной большой ошибки, а из-за нескольких небольших решений.

• Слишком плотная расстановка рабочих столов.
• Отсутствие свободного маршрута к шкафам и технике.
• Принтер и другая шумная техника рядом с рабочими местами.
• Недостаток мест для хранения документов.
• Неправильное расположение мониторов относительно окон.
• Провода, проходящие через рабочие маршруты.
• Отсутствие места для коротких переговоров.
• Зона отдыха рядом с сотрудниками, которым нужна тишина.
• Слишком большая мебель в небольшом помещении.
• Отсутствие запаса пространства для изменения состава команды.

Как организовать рабочее пространство с учетом будущего

Офис редко остается неизменным на протяжении нескольких лет. Меняется количество сотрудников, появляются новые отделы, приобретается техника, меняется формат работы.

Поэтому желательно не проектировать помещение настолько плотно, чтобы любое изменение требовало полной перестановки.

Оставьте небольшой запас пространства. Продумайте, где можно поставить дополнительный стол. Определите, можно ли изменить рабочие группы без переноса всей мебели.

Такая гибкость особенно важна для растущих компаний.

Практический алгоритм организации рабочего пространства

1. Измерьте помещение.
2. Отметьте окна, двери, розетки и стационарные элементы.
3. Определите количество сотрудников.
4. Разделите сотрудников по отделам и характеру работы.
5. Определите необходимые функциональные зоны.
6. Продумайте маршруты сотрудников и посетителей.
7. Разместите основные рабочие места.
8. Проверьте освещение и положение мониторов.
9. Добавьте системы хранения.
10. Организуйте место для принтера и другой общей техники.
11. Предусмотрите переговорную и клиентскую зону.
12. Организуйте место для отдыха, если оно необходимо.
13. Продумайте кабели и электрику.
14. Оставьте запас пространства для будущих изменений.
15. Проверьте планировку в реальной работе.

Главное правило хорошего рабочего пространства

Хорошо организованный офис не обязательно должен выглядеть как дорогой дизайнерский проект. В первую очередь он должен быть удобным.

Сотрудник должен спокойно работать за своим столом, дотягиваться до необходимых вещей, пользоваться техникой, вставать и перемещаться по офису без постоянных препятствий. Коллеги должны иметь возможность общаться, не мешая тем, кто занят сложной задачей. Посетитель должен понимать, куда пройти и где его примут.

Поэтому при организации офиса полезно смотреть не на отдельные предметы мебели, а на весь рабочий процесс. Стол, кресло, шкаф, принтер, переговорная и зона отдыха должны работать как единая система.

Заключение

Правильная организация рабочего пространства начинается с понимания того, как люди действительно работают. Одного универсального решения для всех офисов нет. Для одного бизнеса подойдет открытая планировка с рабочими группами, другому потребуются отдельные кабинеты, а третьему будет достаточно компактного помещения с несколькими многофункциональными зонами.

Главное, не пытаться заполнить мебелью каждый свободный квадратный метр. Сначала определите задачи сотрудников, затем организуйте зоны, рабочие места, хранение, освещение и маршруты движения. И только после этого подбирайте мебель.

Такой подход помогает сделать офис удобным не только сразу после ремонта, но и в дальнейшем, когда компания будет меняться и расти.

Часто задаваемые вопросы

С чего начать организацию рабочего пространства в офисе?

Начните с замеров помещения и анализа рабочих процессов. Определите количество сотрудников, характер их работы, необходимые зоны, расположение окон, дверей, розеток и основных коммуникаций.

Как правильно поставить рабочие столы в офисе?

Схема зависит от площади помещения и характера работы. Столы можно располагать рядами, группами или по периметру. Важно оставить достаточно пространства для кресел, проходов и доступа к шкафам и технике.

Нужно ли разделять рабочие места перегородками?

Не всегда. В некоторых офисах достаточно правильно расположить столы и рабочие группы. Перегородки могут использоваться там, где сотрудникам нужна дополнительная визуальная или акустическая изоляция.

Где лучше поставить принтер?

Общую технику желательно размещать в доступной зоне, но не непосредственно возле рабочих мест, которым требуется тишина. Если принтером пользуется много сотрудников, стоит предусмотреть отдельное место для него.

Нужна ли зона отдыха в небольшом офисе?

Полноценная комната отдыха не обязательна. Даже небольшой угол с диваном или креслами может выполнять эту функцию. Главное, чтобы он не мешал основной работе и не создавал лишний шум.

Как сделать рабочее пространство удобным для посетителей?

Выделите отдельную зону ожидания возле входа и обеспечьте понятный маршрут к переговорной или рабочему месту сотрудника. Посетителю не должно приходиться проходить через весь офис и пересекать рабочие зоны.

Почему нельзя ставить как можно больше столов?

Каждому рабочему месту требуется пространство не только для стола, но и для кресла, движения человека, доступа к шкафам и проходов. Слишком плотная расстановка быстро приводит к неудобству и мешает нормальной работе.